公司章程條款設(shè)計(jì)
公司章程中可適當(dāng)延長(zhǎng)股東會(huì)通知的時(shí)間,但不得隨意縮短;公司章程可結(jié)合本公司股東特征,靈活規(guī)定股東會(huì)的通知方式
閱讀提示
本文作者在之前的文章中針對(duì)公司章程應(yīng)當(dāng)如何規(guī)范臨時(shí)股東會(huì)的召集是由、以及股東會(huì)的召集權(quán)人進(jìn)行了詳細(xì)的分析。但是，股東會(huì)的召集程序不僅包括召集是由、召集權(quán)人，還包括了更為重要，也是在實(shí)踐中更容易引起糾紛的召集通知、召集時(shí)間的規(guī)定。本文將針對(duì)股東會(huì)召集程序中的召集通知、召集時(shí)間的章程涉及提出建議，同時(shí)也針對(duì)有關(guān)股東會(huì)召集程序訴訟中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析。
章程研究文本
《萬(wàn)科企業(yè)股份有限公司章程》（2014年版）
第七十三條公司召開(kāi)股東大會(huì)，召集人應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)四十五日前發(fā)出書(shū)面通知，將會(huì)議擬審議的事項(xiàng)以及開(kāi)會(huì)的日期和地點(diǎn)告知所有在冊(cè)股東，擬出席股東在會(huì)的股東，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)二十日前，將出席會(huì)議的書(shū)面回復(fù)送達(dá)公司。
股東大會(huì)通知應(yīng)當(dāng)向股東(不論在股東大會(huì)上是否有表決權(quán))以專(zhuān)人送出或者以郵資已付的郵件送出，受件人地址以股東名冊(cè)登記的地址為準(zhǔn)。對(duì)內(nèi)資股股東，股東大會(huì)通知也可以用公告方式進(jìn)行。
前款所稱(chēng)公告，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)前四十五日至五十日的期間內(nèi)，在國(guó)務(wù)院證券主管機(jī)構(gòu)指定的一家或者多家報(bào)刊上刊登，一經(jīng)公告，視為所有內(nèi)資股股東已收到有關(guān)股東會(huì)議的通知。
同類(lèi)章程條款：
本書(shū)作者查閱了多家上市公司的章程中關(guān)于股東大會(huì)通知的規(guī)定，其中大多數(shù)公司與上述萬(wàn)科企業(yè)股份有限公司章程條款相同。 也有部分上市公司章程對(duì)通知時(shí)間及通知方式的規(guī)定較為簡(jiǎn)單。具體情況如下：
1、《中國(guó)人壽保險(xiǎn)股份有限公司》（2016年4月版）第六十六條、第七十一條：
該款規(guī)定與上述《萬(wàn)科企業(yè)股份有限公司章程》第七十三條的規(guī)定相同。
2、《南方黑芝麻集團(tuán)股份有限公司章程》（2016年8月版）
第五十七條 召集人將在年度股東大會(huì)召開(kāi)20日前以公告方式通知各股東，臨時(shí)股東大會(huì)將于會(huì)議召開(kāi)15日前以公告方式通知各股東。
公司法規(guī)定
第四十一條召開(kāi)股東會(huì)會(huì)議，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。
股東會(huì)應(yīng)當(dāng)對(duì)所議事項(xiàng)的決定作成會(huì)議記錄，出席會(huì)議的股東應(yīng)當(dāng)在會(huì)議記錄上簽名。
第一百零二條召開(kāi)股東大會(huì)會(huì)議，應(yīng)當(dāng)將會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)和審議的事項(xiàng)于會(huì)議召開(kāi)二十日前通知各股東；臨時(shí)股東大會(huì)應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)十五日前通知各股東；發(fā)行無(wú)記名股票的，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)三十日前公告會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)和審議事項(xiàng)。
單獨(dú)或者合計(jì)持有公司百分之三以上股份的股東，可以在股東大會(huì)召開(kāi)十日前提出臨時(shí)提案并書(shū)面提交董事會(huì)；董事會(huì)應(yīng)當(dāng)在收到提案后二日內(nèi)通知其他股東，并將該臨時(shí)提案提交股東大會(huì)審議。臨時(shí)提案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)屬于股東大會(huì)職權(quán)范圍，并有明確議題和具體決議事項(xiàng)。
股東大會(huì)不得對(duì)前兩款通知中未列明的事項(xiàng)作出決議。
無(wú)記名股票持有人出席股東大會(huì)會(huì)議的，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)五日前至股東大會(huì)閉會(huì)時(shí)將股票交存于公司。
專(zhuān)家分析
公司章程中對(duì)股東會(huì)的通知時(shí)間以及通知方式進(jìn)行規(guī)定的意義在于：參加股東會(huì)是股東參與公司經(jīng)營(yíng)決策的最基本也是最重要的一項(xiàng)權(quán)利?！豆痉ā芬约肮菊鲁讨幸?guī)范股東會(huì)召集程序的意義就在于確保股東能夠提前得知何時(shí)何地召開(kāi)股東會(huì)、股東會(huì)的議事事項(xiàng)，從而能夠及時(shí)決定是否參加股東會(huì)，以及提前對(duì)股東會(huì)的議事事項(xiàng)作出準(zhǔn)備。實(shí)踐中未及時(shí)通知股東參加股東會(huì)、因通知方式不符合法律、章程規(guī)定而引發(fā)的股東會(huì)決議效力瑕疵不在少數(shù)。因此，公司章程中有必要對(duì)股東會(huì)通知的時(shí)間、方式進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，規(guī)范股東會(huì)的召集程序。避免因股東會(huì)程序不符合法律、章程規(guī)定而引發(fā)糾紛。
章程條款設(shè)計(jì)建議
1、根據(jù)《公司法》的規(guī)定，股份有限公司召開(kāi)股東大會(huì)應(yīng)當(dāng)提前20日、召開(kāi)臨時(shí)股東大會(huì)的應(yīng)當(dāng)提前15日通知。這一規(guī)定是法律對(duì)于召集股東大會(huì)通知時(shí)間的最低要求。股份有限公司的股東可以在公司章程中將通知時(shí)間進(jìn)行適當(dāng)?shù)难娱L(zhǎng)。但是不得縮短通知時(shí)間，低于法律規(guī)定通知時(shí)間將導(dǎo)致股東會(huì)程序瑕疵。
2、有限責(zé)任公司可在章程中自由規(guī)定股東會(huì)的召集時(shí)間，若章程中特殊規(guī)定，應(yīng)當(dāng)遵守公司法規(guī)定的最短通知時(shí)間。因此，股東如有特殊要求，可在《公司法》規(guī)定的15日基礎(chǔ)上適當(dāng)延長(zhǎng)，或者針對(duì)定期股東會(huì)、臨時(shí)股東會(huì)做出不同的規(guī)定。但是不建議將通知時(shí)間規(guī)定的過(guò)短，不利于股東對(duì)其他股東的提案做出必要的準(zhǔn)備。
3、針對(duì)通知方式，《公司法》僅規(guī)定了發(fā)行無(wú)記名股票的股份有限公司，應(yīng)當(dāng)以公告的方式進(jìn)行通知，因此公司有必要在章程中詳細(xì)規(guī)定通知的方式，根據(jù)公司章程規(guī)定的方式進(jìn)行通知，避免因方式不合理導(dǎo)致股東未收到通知。
4、公司可根據(jù)股東的人數(shù)、構(gòu)成等選擇通知方式。對(duì)于中小股東較多的公司，可選擇公告的方式進(jìn)行通知，如在公司網(wǎng)站、當(dāng)?shù)鼐哂杏绊懥Φ膱?bào)刊、媒體等進(jìn)行公告。對(duì)于股東人數(shù)較少、非自然人股東為主的公司，可以選擇郵寄、電子郵件方式進(jìn)行公告，并對(duì)通知生效時(shí)間做出相關(guān)規(guī)定。雖然電子通訊已經(jīng)越來(lái)越普及，但是不建議公司采用電話、短信、微信等方式通知，此類(lèi)通知方式的證據(jù)采信度較低、不易保存，因此不建議采取此類(lèi)通知方式。
公司章程條款實(shí)例
有限責(zé)任公司公司章程條款實(shí)例：
1、公司召開(kāi)股東會(huì)，召集人應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召前十日發(fā)出書(shū)面通知，將會(huì)議擬審議的事項(xiàng)以及開(kāi)會(huì)的日期和地點(diǎn)告知所有在冊(cè)股東。
2、股東會(huì)通知可以向股東以快遞形式送出，受件人地址以股東名冊(cè)登記的地址為準(zhǔn)。如股東方未簽收或不予簽收，可以電子郵件形式發(fā)送至本公司章程所載明的各方股東的電子郵箱，電子郵件發(fā)送后即視為送達(dá)。
若任何一方股東所提供的通訊地址、電話號(hào)碼以及郵箱地址發(fā)生變化（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“變動(dòng)方”），變動(dòng)方應(yīng)當(dāng)在該變更發(fā)生后的7日內(nèi)在公司備案。變動(dòng)方未按約定及時(shí)通知的，變動(dòng)方應(yīng)承擔(dān)由此造成的后果及損失。
延伸閱讀
本文作者梳理了有關(guān)股東會(huì)召集程序的案例，其中涉及股東會(huì)通知時(shí)間的為案例1-4。
案例1：青島市中級(jí)人民法院審理的楊毅與青島厚德房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司二審民事判決書(shū)[（2013）青民二商終字第957號(hào)]認(rèn)為：“厚德公司章程對(duì)于召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì)議的通知方式?jīng)]有作出約定，因此對(duì)于通知的方式應(yīng)當(dāng)理解為“以送達(dá)到為目的，且送達(dá)方式不違反法律”即可。本案中，被上訴人及第三人以書(shū)面通知、短信息、報(bào)紙公告方式就召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì)一事告知上訴人，從其行為可以看出被上訴人及第三人并沒(méi)有隱瞞召開(kāi)會(huì)議及會(huì)議議事主題的意思表示，而是希望上訴人召集、參加股東會(huì)并積極采用多種方式履行通知義務(wù)。上訴人作為公司董事長(zhǎng)未履行召集臨時(shí)股東會(huì)職責(zé)的事實(shí)清楚，同時(shí)監(jiān)事徐慧也沒(méi)有履行監(jiān)事召集臨時(shí)股東會(huì)的職責(zé)。在董事長(zhǎng)及監(jiān)事均不履行職責(zé)的情況下，陳吉光及泰成公司自行召集主持臨時(shí)股東會(huì)的行為符合公司法規(guī)定，其召集程序符合法律規(guī)定?！?/p>
案例2：南通市中級(jí)人民法院審理的章某與海安縣新蘇中實(shí)業(yè)有限公司公司決議撤銷(xiāo)糾紛二審民事判決書(shū)[（2014）通中商終字第0462號(hào)]認(rèn)為，“根據(jù)《公司法》第四十二條的規(guī)定，召開(kāi)股東會(huì)會(huì)議，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)十五日前通知全體股東，但是公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。本案中被告公司章程第二十六條規(guī)定，公司召開(kāi)股東會(huì)決議，于會(huì)議召開(kāi)十五日前通知全體股東，通知以書(shū)面形式發(fā)送，并載明會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容及其他有關(guān)事項(xiàng)。本院認(rèn)為，股東會(huì)會(huì)議通知是股東得以參加股東會(huì)并行使其干預(yù)權(quán)的前提，尤其是在經(jīng)營(yíng)者和控股股東合二為一的情況下，股東會(huì)已成為少數(shù)股東要求大股東解決其政策并提出反對(duì)意見(jiàn)的唯一場(chǎng)所。股東會(huì)會(huì)議通知制度的立法目的，在于成功的向股東通知開(kāi)會(huì)事宜，保障公司股東為開(kāi)會(huì)事宜做好充分準(zhǔn)備并按時(shí)參加股東會(huì)正常行使股東權(quán)利，防止控股股東利用突襲手段控制股東會(huì)。案涉股東會(huì)開(kāi)會(huì)之前，召集會(huì)議的公司執(zhí)行董事傅世徳?xún)H提前一兩天通知其他股東，且沒(méi)有明確告知開(kāi)會(huì)的主要事宜，顯然違反了公司法及公司章程的規(guī)定。因此，本案股東會(huì)會(huì)議的召集程序顯然違反了法律及公司章程的規(guī)定，而新蘇中公司違反程序召集股東會(huì)的行為影響了股東正常行使其股東權(quán)利，不符合法律規(guī)定股東會(huì)會(huì)議通知制度的立法目的。綜上，根據(jù)《公司法》第二十二條規(guī)定，股東會(huì)或者股東大會(huì)、董事會(huì)的會(huì)議召集程序、表決方式違反法律、行政法規(guī)或者公司章程，或者決議內(nèi)容違反公司章程的，股東可以自決議作出之日起六十日內(nèi)，請(qǐng)求人民法院撤銷(xiāo)，本案股東會(huì)召集程序違反了公司章程的規(guī)定，應(yīng)予撤銷(xiāo)?！?/p>
案例3：南京市中級(jí)人民法院審理的段威德與南京成速電機(jī)有限公司公司決議撤銷(xiāo)糾紛二審民事判決書(shū)[（2017）蘇01民終888號(hào)]認(rèn)為，“成速公司2016年8月15日召開(kāi)股東會(huì)，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》及公司章程規(guī)定，提前十五日通知全體股東。雖然2016年7月7日股東會(huì)明確了“2016年8月10日開(kāi)始進(jìn)行轉(zhuǎn)讓工作，如到8月15日發(fā)生流標(biāo)無(wú)人購(gòu)買(mǎi)，由原成速公司法定代表人段威德購(gòu)買(mǎi)”，但并未明確8月10日至15日期間有關(guān)召開(kāi)股東會(huì)事宜，成速公司或三上訴人未于8月15日股東會(huì)召開(kāi)前十五日通知股東段威德，違反了《中華人民共和國(guó)公司法》及成速公司章程的規(guī)定，故段威德請(qǐng)求撤銷(xiāo)2016年8月15日成速公司股東會(huì)會(huì)議紀(jì)要，有事實(shí)和法律依據(jù)，本院予以支持。”
案例4：南通市中級(jí)人民法院審理的郁能才與啟東市醫(yī)藥藥材有限公司公司決議糾紛二審民事判決書(shū)[（2016）蘇06民終549號(hào)]認(rèn)為，“啟東醫(yī)藥公司于2015年9月6日召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì)，根據(jù)其章程規(guī)定，其應(yīng)予召開(kāi)15日前通知全體股東參會(huì)。啟東醫(yī)藥公司確認(rèn)未通知郁能才參會(huì)，也未能提供證據(jù)證明其向七位未能通知到的股東盡到通知義務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》第二十二條第二款規(guī)定，股東會(huì)召集程序、表決方式違反法律、行政法規(guī)或者公司章程，股東可以自決議作出之日起六十日內(nèi)，請(qǐng)求人民法院撤銷(xiāo)，故郁能才請(qǐng)求撤銷(xiāo)案涉瑕疵決議，依法有據(jù)?！?/p>
有關(guān)股東會(huì)召集程序糾紛中，原告在形式訴權(quán)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意訴訟期限，《公司法》明確規(guī)定，原告提起撤銷(xiāo)公司決議之訴，應(yīng)當(dāng)在決議形成之日起60日內(nèi)提起訴訟，超過(guò)法定期限后再提起訴訟，法院將不予受理。相關(guān)案例為案例5-案例7。
案例5：保定市中級(jí)人民法院審理的周宇、保定市腦血管病研究所等與河北安國(guó)藥業(yè)集團(tuán)有限公司、江西青春康源集團(tuán)有限公司公司決議撤銷(xiāo)糾紛二審民事裁定書(shū)[（2016）冀06民終249號(hào)]認(rèn)為：“安藥集團(tuán)股東會(huì)會(huì)議于2015年1月8日9時(shí)在河北省保定市安藥集團(tuán)辦公室召開(kāi)，上訴人周宇、腦血管病研究所作為安藥集團(tuán)的股東，于2015年5月12一審法院開(kāi)庭當(dāng)日對(duì)安藥集團(tuán)股東會(huì)的會(huì)議召集程序提出異議，認(rèn)為劉木生作為股東會(huì)會(huì)議召集人，其召集程序違反了《中華人民共和國(guó)公司法》第四十一條的股東會(huì)召集程序，請(qǐng)求受訴人民法院依法撤銷(xiāo)安藥集團(tuán)股東會(huì)會(huì)議決議，判令安藥集團(tuán)向公司登記機(jī)關(guān)申請(qǐng)撤銷(xiāo)依據(jù)上述股東會(huì)會(huì)議決議作出的變更登記。上訴人周宇、腦血管病研究所請(qǐng)求撤銷(xiāo)股東會(huì)決議的時(shí)間已經(jīng)超過(guò)了法定期限?！?/p>
案例6：天水市中級(jí)人民法院審理的姬伍信與秦安縣康達(dá)糧油有限責(zé)任公司、郝三平、郝靜、成娟公司決議效力確認(rèn)糾紛二審民事判決書(shū)[（2016）甘05民終594號(hào)]認(rèn)為，“關(guān)于股東會(huì)議召集程序違法，公司未進(jìn)行清算問(wèn)題，對(duì)于召集程序問(wèn)題，公司法規(guī)定應(yīng)在60日內(nèi)提起撤銷(xiāo)之訴，但上訴人在60日內(nèi)沒(méi)有行使撤銷(xiāo)權(quán)，故上訴人的撤銷(xiāo)權(quán)已喪失?！?/p>
案例7：漳州市中級(jí)人民法院周良源與漳州悅?cè)A浦頭房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司、林志軍、廈門(mén)[（2016）閩06民終2370號(hào)]認(rèn)為，“2015年2月16日悅?cè)A公司股東會(huì)的召開(kāi)未經(jīng)公司的執(zhí)行董事、監(jiān)事召集，該股東會(huì)召集程序違反法律規(guī)定，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》第二十二條規(guī)定屬于可撤銷(xiāo)的情形。但原審第三人萬(wàn)嘉公司作為被上訴人悅?cè)A公司的另一股東在2016年4月12日知曉被上訴人悅?cè)A公司已由上訴人周良源召開(kāi)股東會(huì)，并作出股東會(huì)會(huì)議記錄、決議、任免文件、章程修正案等后，未在六十日內(nèi)，請(qǐng)求人民法院撤銷(xiāo)，視為原審第三人萬(wàn)嘉公司怠于行使撤銷(xiāo)權(quán)，屬于對(duì)自己民事權(quán)利的處分。根據(jù)《最高人民法院關(guān)于適用若干問(wèn)題的規(guī)定（一）》第三條的規(guī)定，萬(wàn)嘉公司對(duì)決議撤銷(xiāo)權(quán)之訴權(quán)利的行使已超過(guò)了公司法規(guī)定的期限，人民法院將不會(huì)予以受理。”
除了上述提起訴訟的期限問(wèn)題外，在股東會(huì)召集程序糾紛中，原告另一個(gè)常見(jiàn)的敗訴原因?yàn)樵V訟請(qǐng)求不當(dāng)。因股東會(huì)召集程序存在瑕疵，當(dāng)事人有權(quán)請(qǐng)求法院撤銷(xiāo)股東會(huì)決議，而非確認(rèn)股東會(huì)決議無(wú)效，本文作者檢索了2個(gè)與此相關(guān)的案例，案例8-案例9。
案例8：海西蒙古族藏族自治州中級(jí)人民法院審理的孫茂鵬,習(xí)正亞,楊傳國(guó)等公司決議糾紛二審裁定書(shū)[（2014）西民二終字第9號(hào)]認(rèn)為：“本案中，即使如上訴人所說(shuō)董事會(huì)召開(kāi)及形成決議是存在的，但上訴人提起請(qǐng)求確認(rèn)董事會(huì)決議無(wú)效之訴的理由是董事會(huì)召集程序違法，《中華人民共和國(guó)公司法》第二十二條第二款規(guī)定：“股東會(huì)或者股東大會(huì)、董事會(huì)的會(huì)議召集程序、表決方式違反法律、行政法規(guī)或者公司章程，或者決議內(nèi)容違反公司章程的，股東可以自決議作出之日起六十日內(nèi)，請(qǐng)求人民法院撤銷(xiāo)”，故會(huì)議召集程序違法行使的應(yīng)是撤銷(xiāo)之訴，上訴人應(yīng)在法定期限之內(nèi)行使相應(yīng)權(quán)利，但上訴人并未在法定期限之內(nèi)提起撤銷(xiāo)之訴；關(guān)于上訴人要求確認(rèn)無(wú)效的兩份董事會(huì)決議，經(jīng)查該決議的內(nèi)容并未違反法律、法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，故上訴人所述董事會(huì)決議無(wú)效的理由不能成立，本院不予采信?！?/p>
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