顧問(wèn)期刊第30 規(guī)章制度制定、公式、效力和風(fēng)險(xiǎn)控制

公司規(guī)章制度是法律留給用人單位的管理自由權(quán)，《勞動(dòng)合同法》第4條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利和履行勞動(dòng)義務(wù)”。對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，建立和完善規(guī)章制度既是權(quán)利又是義務(wù)，公司的規(guī)章制度實(shí)際上就是適用于公司內(nèi)部的法律。

一、公司規(guī)章制度如何制定才具有法律效力？

公司規(guī)章制度要具有法律效力，應(yīng)當(dāng)具有三個(gè)條件：內(nèi)容須具合法性；程序合法，即制定和通過(guò)要經(jīng)過(guò)民主程序且要向勞動(dòng)者公示。內(nèi)容合法性是公司規(guī)章制度具有法律效力的決定性條件，也是基礎(chǔ)條件，且內(nèi)容合法性是無(wú)法通過(guò)后補(bǔ)方式獲得效力的要素。最高人民法院《關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件若干司法解釋》第十九條亦規(guī)定，用人單位依法制定的規(guī)章制度，經(jīng)過(guò)民主程序，不違反國(guó)家的法律、法規(guī)及相關(guān)政策的，并且向勞動(dòng)者公示的，可作為人民法院審理案件的依據(jù)。

二、公司規(guī)章制度的制定和通過(guò)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)民主決策程序

2008年1月1日以前，公司制定的規(guī)章制度只要內(nèi)容合法且經(jīng)過(guò)公示程序即可生效，缺少制定階段的民主程序也可以作為用人單位管理、處分勞動(dòng)者的依據(jù)。而在2008年1月1日以后制定的規(guī)章制度，缺少制定階段的民主程序，一般就認(rèn)定無(wú)效。所謂的民主程序，一般分為三步：第一步是討論程序，與全體職工或職工代表討論，全體職工或職工代表可提出意見(jiàn)和方案；第二步是協(xié)商確定程序，用人單位與職工或公會(huì)協(xié)商確定；第三步是用人單位確定制度的最終文本。

三、公司規(guī)章制度的公示程序

按照最高人民法院司法解釋及勞動(dòng)合同法的規(guī)定，規(guī)章制度只有向勞動(dòng)者公示才對(duì)勞動(dòng)者產(chǎn)生約束力。規(guī)章制度是否向勞動(dòng)者公示可直接決定用人單位在勞動(dòng)爭(zhēng)議案件中的勝敗，司法實(shí)踐中勞動(dòng)者往往以其不知道規(guī)章制度的內(nèi)容為由主張規(guī)章制度未公示，用人單位也往往無(wú)法提供已經(jīng)公示的證據(jù)，很多企業(yè)本應(yīng)該勝訴的案件最終敗訴。用人單位最穩(wěn)妥的公示方法是讓員工簽字確認(rèn)已全部知悉該規(guī)章制度并同意遵守。相對(duì)而言，網(wǎng)上告知和板報(bào)的公示方式存在風(fēng)險(xiǎn)，如果員工否認(rèn)的話(huà)，單位很難舉證。公司常見(jiàn)的公示辦法包括但不限于：?jiǎn)T工手冊(cè)發(fā)放由員工簽領(lǐng)確認(rèn)；內(nèi)部培訓(xùn)簽到；通過(guò)勞動(dòng)合同約定；制度培訓(xùn)考試；傳閱簽字；通過(guò)入職登記表聲明條款知悉并同意遵守制度；通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷征詢(xún)員工意見(jiàn)等。

四、與公司規(guī)章制度有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)

1、公司沒(méi)有規(guī)章制度，完全通過(guò)個(gè)人的意思表示來(lái)治理，或者出現(xiàn)問(wèn)題后臨時(shí)制定規(guī)章制度，用后補(bǔ)的制度來(lái)實(shí)行管理。

以上情形都屬于無(wú)制度情形，后果都是對(duì)管理對(duì)象無(wú)約束力，強(qiáng)行實(shí)施，公司將面臨違法的困境。

2、公司有制度，但是未向員工告知，有的公示過(guò)但未保存公示的證據(jù)，最典型的例子就是:打印出文檔后無(wú)蓋章也無(wú)員工簽字。這樣的后果是：制度未公示不發(fā)生效力的后果。最直接的公示方式是在勞動(dòng)合同中體現(xiàn)或者將制度單獨(dú)作為文本由員工簽收。

3、公司有制度，員工未當(dāng)面簽收或公司通過(guò)電子郵件形式發(fā)送?？赡苊媾R的后果是非本人簽收或郵箱地址不確定為本人的，導(dǎo)致視為沒(méi)有送達(dá)。所以簽收文件需要本人當(dāng)面簽收，以電子郵件地址送達(dá)的需要確認(rèn)為本人郵箱。

結(jié)語(yǔ)：

制度的風(fēng)險(xiǎn)，也就是是否有制度可依據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)、是否能落實(shí)執(zhí)行制度的風(fēng)險(xiǎn)。無(wú)據(jù)可循將會(huì)混亂，有而不循將會(huì)矛盾重重。

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