顧問期刊第30 規(guī)章制度制定、公式、效力和風(fēng)險控制

公司規(guī)章制度是法律留給用人單位的管理自由權(quán)，《勞動合同法》第4條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利和履行勞動義務(wù)”。對于用人單位來說，建立和完善規(guī)章制度既是權(quán)利又是義務(wù)，公司的規(guī)章制度實際上就是適用于公司內(nèi)部的法律。

一、公司規(guī)章制度如何制定才具有法律效力？

公司規(guī)章制度要具有法律效力，應(yīng)當具有三個條件：內(nèi)容須具合法性；程序合法，即制定和通過要經(jīng)過民主程序且要向勞動者公示。內(nèi)容合法性是公司規(guī)章制度具有法律效力的決定性條件，也是基礎(chǔ)條件，且內(nèi)容合法性是無法通過后補方式獲得效力的要素。最高人民法院《關(guān)于審理勞動爭議案件若干司法解釋》第十九條亦規(guī)定，用人單位依法制定的規(guī)章制度，經(jīng)過民主程序，不違反國家的法律、法規(guī)及相關(guān)政策的，并且向勞動者公示的，可作為人民法院審理案件的依據(jù)。

二、公司規(guī)章制度的制定和通過應(yīng)當經(jīng)過民主決策程序

2008年1月1日以前，公司制定的規(guī)章制度只要內(nèi)容合法且經(jīng)過公示程序即可生效，缺少制定階段的民主程序也可以作為用人單位管理、處分勞動者的依據(jù)。而在2008年1月1日以后制定的規(guī)章制度，缺少制定階段的民主程序，一般就認定無效。所謂的民主程序，一般分為三步：第一步是討論程序，與全體職工或職工代表討論，全體職工或職工代表可提出意見和方案；第二步是協(xié)商確定程序，用人單位與職工或公會協(xié)商確定；第三步是用人單位確定制度的最終文本。

三、公司規(guī)章制度的公示程序

按照最高人民法院司法解釋及勞動合同法的規(guī)定，規(guī)章制度只有向勞動者公示才對勞動者產(chǎn)生約束力。規(guī)章制度是否向勞動者公示可直接決定用人單位在勞動爭議案件中的勝敗，司法實踐中勞動者往往以其不知道規(guī)章制度的內(nèi)容為由主張規(guī)章制度未公示，用人單位也往往無法提供已經(jīng)公示的證據(jù)，很多企業(yè)本應(yīng)該勝訴的案件最終敗訴。用人單位最穩(wěn)妥的公示方法是讓員工簽字確認已全部知悉該規(guī)章制度并同意遵守。相對而言，網(wǎng)上告知和板報的公示方式存在風(fēng)險，如果員工否認的話，單位很難舉證。公司常見的公示辦法包括但不限于：員工手冊發(fā)放由員工簽領(lǐng)確認；內(nèi)部培訓(xùn)簽到；通過勞動合同約定；制度培訓(xùn)考試；傳閱簽字；通過入職登記表聲明條款知悉并同意遵守制度；通過調(diào)查問卷征詢員工意見等。

四、與公司規(guī)章制度有關(guān)的風(fēng)險

1、公司沒有規(guī)章制度，完全通過個人的意思表示來治理，或者出現(xiàn)問題后臨時制定規(guī)章制度，用后補的制度來實行管理。

以上情形都屬于無制度情形，后果都是對管理對象無約束力，強行實施，公司將面臨違法的困境。

2、公司有制度，但是未向員工告知，有的公示過但未保存公示的證據(jù)，最典型的例子就是:打印出文檔后無蓋章也無員工簽字。這樣的后果是：制度未公示不發(fā)生效力的后果。最直接的公示方式是在勞動合同中體現(xiàn)或者將制度單獨作為文本由員工簽收。

3、公司有制度，員工未當面簽收或公司通過電子郵件形式發(fā)送。可能面臨的后果是非本人簽收或郵箱地址不確定為本人的，導(dǎo)致視為沒有送達。所以簽收文件需要本人當面簽收，以電子郵件地址送達的需要確認為本人郵箱。

結(jié)語：

制度的風(fēng)險，也就是是否有制度可依據(jù)的風(fēng)險、是否能落實執(zhí)行制度的風(fēng)險。無據(jù)可循將會混亂，有而不循將會矛盾重重。

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