隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷增加，與他人之間發(fā)生糾紛的概率是不斷加大的。如果糾紛處理的結(jié)果差強(qiáng)人意，很有可能給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)的利潤(rùn)是靠管理層和員工的共同努力，一單一單的業(yè)務(wù)做出來(lái)的，然而有時(shí)一件突如其來(lái)的訴訟或仲裁糾紛案件，就有可能讓很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)的努力化為泡影。簡(jiǎn)而言之，“減少損失就是變相的增加利潤(rùn)”。因此，對(duì)于訴訟或仲裁糾紛案件的處理，應(yīng)當(dāng)是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中較為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，法務(wù)人員所承擔(dān)的責(zé)任，并不比業(yè)務(wù)人員更為輕松，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)于法務(wù)人員的工作給予足夠的重視。雖然企業(yè)在面對(duì)訴訟或仲裁糾紛案件時(shí)，可能會(huì)外聘職業(yè)律師進(jìn)行處理，但是“巧婦難為無(wú)米之炊”，律師的工作離不開(kāi)法務(wù)人員的配合，而其中最為重要的就是法務(wù)人員對(duì)于證據(jù)的搜集和整理。
《民事訴訟法》第七條規(guī)定：“人民法院審理民事案件，必須以事實(shí)為根據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩?！彪m然該條款在訴訟法學(xué)術(shù)界被批判的較多，但是從訴訟實(shí)務(wù)的角度來(lái)看，此條規(guī)定應(yīng)該屬于民事訴訟法中提綱挈領(lǐng)的一個(gè)條款。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，任何一個(gè)訴訟案件都是兩方面的問(wèn)題，即事實(shí)問(wèn)題和法律問(wèn)題。事實(shí)問(wèn)題是指“發(fā)生了什么”，而法律問(wèn)題則是指“該不該承擔(dān)責(zé)任以及該承擔(dān)什么責(zé)任”。法律問(wèn)題的解決很重要，但是要以事實(shí)問(wèn)題的查明為基礎(chǔ)。事實(shí)問(wèn)題的查明則有賴于有關(guān)當(dāng)事人能否提供證明本方主張事實(shí)的證據(jù)，而證據(jù)的準(zhǔn)備除了發(fā)生糾紛后的搜集和整理，更重要的是在發(fā)生糾紛之前的出于防范風(fēng)險(xiǎn)目的對(duì)證據(jù)的留存。因此，關(guān)于證據(jù)的留存，法務(wù)人員要在日常工作中注意對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)助。
關(guān)于留存證據(jù)的種類關(guān)于證據(jù)的種類問(wèn)題，在企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中進(jìn)行區(qū)分的意義不大。簡(jiǎn)而言之，只要是在開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中所發(fā)生的，可以以有形的方式反映有關(guān)事實(shí)的載體，都可以作為證據(jù)。
《民事訴訟法》第六十三條規(guī)定：“證據(jù)包括：（一）當(dāng)事人的陳述；（二）書證；（三）物證；（四）視聽(tīng)資料；（五）電子數(shù)據(jù)；（六）證人證言；（七）鑒定意見(jiàn)；（八）勘驗(yàn)筆錄?！?/p>
上述法定證據(jù)種類中，書證、物證、視聽(tīng)資料、電子數(shù)據(jù)等，往往是需要事先留存的，在企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中所發(fā)生的證據(jù)也無(wú)外乎這幾種形式。例如合同、招投標(biāo)文件、訂單等都屬于書證，例如設(shè)備本身、付款憑證等都屬于物證、例如與客戶之間的電話錄音等屬于視聽(tīng)資料，雙方往來(lái)的電子郵件、短信、聊天記錄等都可以屬于電子數(shù)據(jù)。需要在業(yè)務(wù)中重點(diǎn)關(guān)注的主要是上述四類證據(jù)。
除了上述四類證據(jù)以外，其他的證據(jù)類型往往是發(fā)生糾紛之后搜集取得的，當(dāng)事人陳述和證人證言可由當(dāng)事人自行提供，但是正因?yàn)槭亲孕刑峁┑?，造假的嫌疑很大，因此證明力較低；而鑒定意見(jiàn)和勘驗(yàn)筆錄，往往是法院在審理案件過(guò)程中針對(duì)某一專業(yè)性問(wèn)題的調(diào)查核實(shí)所得出的結(jié)論，但是鑒定和勘驗(yàn)都是以當(dāng)事人提供的基礎(chǔ)材料為依據(jù)進(jìn)行的，而這些基礎(chǔ)材料則很大程度上取決于事先留存的書證、物證、視聽(tīng)資料、電子數(shù)據(jù)四類證據(jù)。關(guān)于證據(jù)留存的具體方式以及效力問(wèn)題前面已經(jīng)討論的應(yīng)當(dāng)留存那些證據(jù)的問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)的是證據(jù)的有或無(wú)。然而，在現(xiàn)實(shí)中僅僅做到“有”證據(jù)是不夠的，還要注意證據(jù)的效力問(wèn)題，即證據(jù)本身應(yīng)當(dāng)是足以被法院或仲裁庭采信的。法院或仲裁庭在審查某一份證據(jù)是否可以采信，要看其真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性。合法性和關(guān)聯(lián)性在此討論意義不大，企業(yè)在開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中遇到證據(jù)的形式以及來(lái)源不合法的情況相對(duì)較少，合法性更多的是要強(qiáng)調(diào)不能偽造證據(jù)；而關(guān)聯(lián)性則不需要企業(yè)法務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員去做太多的考量，預(yù)先判斷某些證據(jù)是否具有關(guān)聯(lián)性從而決定是否留存，則可能導(dǎo)致疏漏的情況出現(xiàn)，因?yàn)檎l(shuí)也不清楚以后可能發(fā)生什么樣的糾紛，會(huì)用到什么證據(jù)，因此建議還是對(duì)于業(yè)務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的證據(jù)盡量全部保存。
拋開(kāi)合法性和關(guān)聯(lián)性的問(wèn)題，重點(diǎn)討論一下關(guān)于證據(jù)的真實(shí)性。證據(jù)的真實(shí)性不是說(shuō)證據(jù)客觀上是否真實(shí)，而是指證據(jù)的可信度，在發(fā)生糾紛之后被法院采信的可能性有多大。一般情況下原始證據(jù)的可信度高于傳來(lái)證據(jù)，直接證據(jù)的可信度高于間接證據(jù)，實(shí)物證據(jù)的可信度要大于言詞證據(jù)。簡(jiǎn)而言之，就是要注意盡量留存原件證據(jù)（如蓋公章有簽字的文件，而非僅僅是復(fù)印件）、直接反映某一事實(shí)的證據(jù)（如對(duì)方接收貨物的簽收單，而非僅僅是公司內(nèi)部的發(fā)貨記錄）、不取決于主觀陳述的證據(jù)（如書面的合同，而非僅僅是口頭的約定）。
接下來(lái)在實(shí)踐層面講一下證據(jù)留存的具體方式。首先，一般情況下，最穩(wěn)妥的證明一項(xiàng)事實(shí)的證據(jù)，就是有對(duì)方蓋章和簽字的證據(jù)，其中往往效力最高的是蓋章。原因在于只要企業(yè)能夠確認(rèn)對(duì)方的身份，一般情況下還是可以相信公章的，公章造假的情況也不是沒(méi)有，但概率相對(duì)較低，一方面在與對(duì)方交往的過(guò)程中要注意核實(shí)，另一方面公章造假可能會(huì)涉及到刑事犯罪。如果沒(méi)有加蓋公章，只有對(duì)方代表的簽名，這時(shí)應(yīng)當(dāng)有所警惕。除非簽名的是對(duì)方的法定代表人，否則對(duì)于其他人都需要讓對(duì)方公司出具授權(quán)書，證明其有權(quán)代表對(duì)方公司做出意思表示，此類授權(quán)書在簽約時(shí)尤其重要，因?yàn)檫@直接關(guān)系到雙方之間的合同關(guān)系是否成立以及真實(shí)存在的問(wèn)題。另外，在合同中最好明確雙方的聯(lián)系人，在合同履行過(guò)程中有些文件可能不會(huì)像合同一樣正式蓋章，而僅僅要求對(duì)方簽字，那么這個(gè)簽字的人最好是合同中載明的聯(lián)系人，如果是其他人，仍然需要對(duì)方公司出具授權(quán)書或者事后其他形式的正式追認(rèn)。第二，證據(jù)留存注意最好是原件。最原始的紙面文件往往是證明效力最高的，復(fù)印件、傳真件、電子郵件、短信甚至QQ、MSN聊天記錄等在效力層面都或多或少的可能存在一些問(wèn)題。復(fù)印件和傳真件容易被懷疑造假，電子郵件、短信以及聊天記錄等往往還需要證明發(fā)出方的身份。當(dāng)然，這并不是說(shuō)出了最原始的紙面文件以外其他證據(jù)就沒(méi)有任何意義因而不需要留存。特別是考慮到交易的便捷性，合同履行過(guò)程中大事小情全都要求對(duì)方提供書面蓋章簽字的原件也不現(xiàn)實(shí)，因此就需要考慮在便捷性和安全性之間的平衡。對(duì)于原始紙面文件以外的證據(jù)，電子郵件的可靠程度應(yīng)該是較高的，因此可以考慮更多的進(jìn)行郵件往來(lái)，只不過(guò)相關(guān)電子郵箱可以在合同中作為聯(lián)系方式之一載明，或者有此前的實(shí)際履行行為能夠?qū)υ撾娮余]箱發(fā)出的內(nèi)容予以驗(yàn)證。電子郵件一般情況下是可以長(zhǎng)久保存在服務(wù)器中的，如果此后發(fā)生糾紛，電子郵件一類的證據(jù)（甚至短信、聊天記錄等）都可以進(jìn)行公證，從而確保其真實(shí)性。對(duì)于傳真件，則可以考慮在發(fā)傳真的同時(shí)，要求對(duì)方將發(fā)傳真的文件掃描之后，作為附件以電子郵件的方式發(fā)出。需要特別說(shuō)明的是，短信和聊天記錄雖然類似于電子郵件的性質(zhì)，但是其保存的形式有瑕疵，都是保存在個(gè)人手機(jī)或者電腦上，而非保存在服務(wù)器上，可信度要低于電子郵件。第三，要注意使得留存的證據(jù)形成一個(gè)完整的可以相互印證的證據(jù)鏈條，能夠全方位的反映整個(gè)交易的全過(guò)程。有些情況下，單獨(dú)的原件證據(jù)，都是不能充分證明某些事實(shí)成立的。例如開(kāi)發(fā)票的行為不能確鑿的證明有付款的事實(shí)存在，簽字蓋章的合同不能證明有合同實(shí)際履行的行為等，因此如前所述，除了原件以外的其他形式的證據(jù)也都是有意義的。第四，很多情況下，事先將所有的事項(xiàng)都做到證據(jù)留存是不現(xiàn)實(shí)的，這就涉及到證據(jù)缺失的補(bǔ)救。關(guān)于證據(jù)缺失的補(bǔ)救，并沒(méi)有特別的方法，補(bǔ)救的方式可以不拘一格，視具體情況而定。例如要求對(duì)方在郵件中確認(rèn)其電話或口頭陳述的意見(jiàn)、進(jìn)行必要的錄音或錄像、在會(huì)談之后要求在會(huì)議記錄上簽字等。對(duì)于涉及到需要對(duì)方配合的證據(jù)補(bǔ)救，有時(shí)是存在難度的，特別是對(duì)方防范意識(shí)很強(qiáng)的情況下，剛才所舉的例子都是此種情況，不能保證一定有效，發(fā)生問(wèn)題之后只能盡量去做，并且盡量在雙方因糾紛發(fā)生而導(dǎo)致關(guān)系惡化之前去做。第五，關(guān)于證據(jù)留存的時(shí)間，建議盡量長(zhǎng)時(shí)間留存，因?yàn)檎l(shuí)也不知道糾紛會(huì)在什么時(shí)間發(fā)生。考慮到公司業(yè)務(wù)量較大，而例如電子郵箱的服務(wù)器等的存儲(chǔ)空間有限，因此如果一定要設(shè)定留存時(shí)間的話，自業(yè)務(wù)完結(jié)時(shí)起算，不得少于法定的訴訟時(shí)效期間。一般情況下訴訟時(shí)效是兩年，個(gè)別的如國(guó)際貨物買賣合同和技術(shù)進(jìn)出口合同糾紛的訴訟時(shí)效為四年。對(duì)于業(yè)務(wù)中所涉及到的重要文件，企業(yè)一般是有存檔要求的，存檔期限往往要長(zhǎng)于訴訟時(shí)效期間，對(duì)此按照企業(yè)的檔案保管制度執(zhí)行即可，在此不再贅述。當(dāng)然，如果企業(yè)在檔案保管方面的規(guī)定或制度有缺失，有必要及時(shí)予以彌補(bǔ)，盡快建立完善的制度。
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于瑞律師，中國(guó)共產(chǎn)黨黨員，中華全國(guó)律師協(xié)會(huì)會(huì)員，現(xiàn)執(zhí)業(yè)于吉林正森律師事務(wù)所，擔(dān)任該所執(zhí)行主任。自進(jìn)入律師行業(yè)以來(lái)，于瑞律師依然潛心鉆研，將民法和刑法作為兩大重點(diǎn)對(duì)象進(jìn)行長(zhǎng)期研究，透徹剖析民法、刑法法律、法規(guī)，對(duì)國(guó)家現(xiàn)行的重要法律法規(guī)有比較全面的了解和系統(tǒng)的研究，成功承辦了大量的民事、刑事案件。
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