企業(yè)合同管理工作對(duì)于防范風(fēng)險(xiǎn)的重大意義
有感于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，出現(xiàn)了大量的三角債、債務(wù)人跑路、債務(wù)人資不抵債等眾多的債務(wù)危機(jī)集中爆發(fā)，身邊做生意的朋友或多或少的受到索債方面的困擾，尤其是在接受朋友們的法律咨詢過程中，發(fā)現(xiàn)中小企業(yè)在合同管理方面存在重視程度不足、合同管理環(huán)節(jié)薄弱、企業(yè)的合同文本粗糙、企業(yè)的合同不成體系、企業(yè)沒有合同制定權(quán)、企業(yè)的合同檔案制度未建立等等瑕疵或缺陷，導(dǎo)致很多債務(wù)的追討在司法訴訟層面客觀上存在取證難、債務(wù)人會(huì)抵賴、債務(wù)人在合同簽訂就存在債務(wù)危機(jī)、債務(wù)人信息不詳、合同履行的證據(jù)不全、債務(wù)數(shù)額不清、索債存在先決條件等等對(duì)債權(quán)人不利的因素，辛辛苦苦的貨款、加工費(fèi)甚至血汗錢可能面臨落空或懸而未決的風(fēng)險(xiǎn)，不禁讓人扼腕，上述之情形從大的方面來講，可能涉及到經(jīng)濟(jì)環(huán)境、信用體系、人情生意等，但是從企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控的角度來講，主要涉及的一個(gè)問題就是企業(yè)的合同管理，合同管理問題即涉及到企業(yè)的內(nèi)部
管理制度建設(shè)，同時(shí)也涉及到企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范，是一個(gè)非常重要的問題。
企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)合同利益，就必須對(duì)合同進(jìn)行從訂立到履行終結(jié)全方位、全過程的有效管控。
1、合同管理的內(nèi)容
合同管理應(yīng)該是全過程的、全方位的，合同管理應(yīng)包括以下五個(gè)方面的具體內(nèi)容。
一是合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低影響著合同管理的質(zhì)量，必須加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的合同法律知識(shí)和簽約技巧等方面的培訓(xùn)。
二是履行監(jiān)督和結(jié)算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生。合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，生產(chǎn)經(jīng)營部門應(yīng)同財(cái)務(wù)部門密切配合，做好合同的結(jié)算管理。
三是規(guī)章制度的建立?？茖W(xué)規(guī)范的合同管理必須有章可循，要建立管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范的合同管理制度。
四是合同的談判與簽訂。在合同談判前首先要對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行論證，調(diào)查了解對(duì)方當(dāng)事人的資信；仔細(xì)斟酌合同中關(guān)于標(biāo)的數(shù)量與質(zhì)量、價(jià)款支付、違約等主要條款；在合同簽訂過程中最好是經(jīng)營人員和法律顧問人員同時(shí)參與，確保避免合同漏洞。
五是違約糾紛的處理。違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。如有違約發(fā)生應(yīng)及時(shí)采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
2、合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)主要由以下幾方面。
一是不簽訂正式的書面合同。在我國的經(jīng)濟(jì)生活中，書面合同是非常重要的，它是當(dāng)事人之間約定的重要憑據(jù)。但是，有許多的企業(yè)對(duì)于合同的簽訂并沒有給予足夠的重視，有的企業(yè)僅僅憑借對(duì)方的電話或是發(fā)貨清單就進(jìn)行交易，這給合同的履行帶來了很大的隱患。
二是合同文本存在大量缺陷。一些企業(yè)由于合同管理整體水平不高，對(duì)合同內(nèi)容的重視不夠，自身沒有統(tǒng)一的合同范本，因此在合同文本的選擇上多比較被動(dòng)，在合同簽訂過程中，習(xí)慣使用對(duì)方提供的合同文本，在合同關(guān)鍵條款上處于弱勢(shì)一方，一旦出現(xiàn)合同糾紛，很容易陷入被動(dòng)的局面。有些企業(yè)雖有合同文本，但其內(nèi)容沒有經(jīng)過專業(yè)人員審核，關(guān)鍵條款缺失，或表述不清，缺乏可操作性，有的內(nèi)容甚至存在重大誤解，容易導(dǎo)致將來發(fā)生履行困難，責(zé)任難以界定的尷尬局面。有的大型項(xiàng)目合同，缺少招投標(biāo)過程，導(dǎo)致合同存在重大缺陷。
三是對(duì)于合同履行情況的監(jiān)控不夠。在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，合同已成為企業(yè)管理的必要手段。但是許多企業(yè)卻并沒有合同的監(jiān)管意識(shí)，未建立相關(guān)的合同管理機(jī)構(gòu)和制度，無法很好地規(guī)范企業(yè)的簽約行為，也不能在企業(yè)履行合同的過程中起到很好的監(jiān)督作用。
四是缺少可行性分析。訂立合同前沒有對(duì)另一方的背景資料進(jìn)行盡職調(diào)查或可行性分析。有的企業(yè)在簽訂合同前，不注意了解合作他方的資格、技術(shù)條件是否具備，是否有履約能力等等，由于相關(guān)信息收集不夠，最終導(dǎo)致合同目的不能實(shí)現(xiàn)。
五是沒有統(tǒng)一的合同管理制度。企業(yè)合同管理制度是合同管理的關(guān)鍵。構(gòu)建合同管理體系，建立適合企業(yè)的合同管理制度是科學(xué)化合同管理的關(guān)鍵。有些企業(yè)合同管理制度不完備，缺乏合同風(fēng)險(xiǎn)控制能力，不具備應(yīng)對(duì)合同糾紛和維權(quán)處理的能力；有些企業(yè)雖然有合同管理制度，但僅限于制度層面，不能靈活應(yīng)用于實(shí)際的合同管理工作中。
3、合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范和控制措施
一、建立完善的合同管理機(jī)制，明確合同管理的任務(wù)
要想做好合同的管理工作，有效地防范風(fēng)險(xiǎn)，在合同的管理過程中，就必須要明確劃分各部門的責(zé)任，督促各相關(guān)的業(yè)務(wù)部門落實(shí)自身工作，通力合作，共同防范合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。一方面，企業(yè)要建立完善的組織機(jī)構(gòu)，并配備具有專業(yè)知識(shí)的工作人員，使之承擔(dān)起合同管理的任務(wù)，同時(shí)還要明確部門的具體職責(zé)。另一方面，將企業(yè)的合同管理工作根據(jù)需要?jiǎng)澐值狡髽I(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門。在合同的簽訂、履行的過程中，要組織各部門要各司其職，積極參與，建立企業(yè)各部門參與的合同風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。
二、制定合同格式文本，掌握文本選擇的主動(dòng)權(quán)
企業(yè)自己制定格式文本，既能節(jié)省時(shí)間，又能減少交易風(fēng)險(xiǎn)，避免日后可能會(huì)出現(xiàn)的爭議，即使出現(xiàn)爭議，也可以掌握主動(dòng)權(quán)。此外，爭取合同的起草權(quán)，也能夠在合同中充分考慮己方利益，認(rèn)真甄選對(duì)己方有利的措詞，更好地保護(hù)企業(yè)利益。對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的常用合同，企業(yè)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)的合同格式文本。對(duì)于其他合同，一般應(yīng)由合同業(yè)務(wù)部門起草，企業(yè)法律部門再配合修改；重大合同最好由企業(yè)法律部門牽頭，會(huì)同合同業(yè)務(wù)部門及其他相關(guān)職能部門共同起草。
三、完善合同管理制度體系，使企業(yè)的合同管理做到有規(guī)可依
企業(yè)所處的行業(yè)不同，造成業(yè)務(wù)的內(nèi)容也各不相同，使得合同管理的方法也存在著很大的不同。首先是企業(yè)相關(guān)制度的建立。各個(gè)企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際，依照國家的《合同法》以及上級(jí)頒布制定的相關(guān)的合同管理制度，制定合適的企業(yè)合同管理機(jī)制，明確相關(guān)的人員配置、相關(guān)部門和人員的職責(zé)等。其次，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)于合同用章的管理。合同用章作為簽訂合同時(shí)的重要憑證，要加強(qiáng)保管，做到專人保管、專章專用，以有效避免合同用章的濫用所造成的合同風(fēng)險(xiǎn)。最后，要有企業(yè)對(duì)外簽訂合同的授權(quán)、審批制度、跟蹤監(jiān)控制度、保管制度。對(duì)于企業(yè)對(duì)外簽訂合同的授權(quán)、審批工作、履約監(jiān)管、合同保管，要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范授權(quán)審批行為，防范可能發(fā)生的合同風(fēng)險(xiǎn)。
四、重視重大合同的可行性研究
對(duì)于重大合同，在對(duì)合同文本審查的同時(shí)，也要對(duì)合同背景進(jìn)行調(diào)查。由企業(yè)法律部門牽頭，組織由企業(yè)高管人員、專業(yè)技術(shù)人員、法律人員、財(cái)務(wù)人員組成的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，對(duì)合作方的主體資格、資信、履約能力等方面進(jìn)行實(shí)地的調(diào)查，做出風(fēng)險(xiǎn)的總體評(píng)估。這種審查不是形式上的審查，而是要確認(rèn)對(duì)方是一個(gè)合法的法律主體，具備相關(guān)從業(yè)資格、完整的履約能力、技術(shù)條件是否過關(guān)等等。如果是特別重大合同，可以考慮聘請(qǐng)專業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查，由其出具盡職調(diào)查報(bào)告。對(duì)于工程項(xiàng)目和重大采購合同，在必要的條件和要求下，要運(yùn)用“招投標(biāo)”過程，明確項(xiàng)目的核心內(nèi)容和要求，來避免合同中出現(xiàn)重大缺陷，否則一旦合同簽訂，后期的合同管理無法糾正合同文本的關(guān)鍵性缺陷和問題。
五、嚴(yán)把合同審核關(guān)，重視合同訂立和履行的監(jiān)督和管理
合同簽訂前，首先要爭取合同文本的起草權(quán)，合同文本起草完成后，須由合同歸口管理部門提交給企業(yè)法律顧問或?qū)I(yè)律師，法律顧問或律師對(duì)合同草案進(jìn)行審查后，提出修改意見并反饋給合同管理人員。合同管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照法律意見進(jìn)行相應(yīng)的修改。尤其要注意的是，對(duì)于格式文本合同，不能接受合同內(nèi)容中有明顯傾向?qū)Ψ降臈l款。對(duì)依法簽訂生效的合同，合同執(zhí)行部門要嚴(yán)格根據(jù)合同條款履行合同，不得單方面擅自變更或修改，凡經(jīng)雙方同意的改動(dòng)內(nèi)容，必須簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，作為合同附件進(jìn)行管理。合同管理部門應(yīng)做好合同履行的檢查工作，監(jiān)督合同履行情況，對(duì)不能夠按時(shí)完成的合同，及時(shí)反饋給責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，并要求立即采取補(bǔ)救措施，防止合同違約。
4、建立完善的合同檔案管理制度
合同管理的落腳點(diǎn)，就在于合同管理過程中所形成的對(duì)于債權(quán)人實(shí)現(xiàn)債權(quán)的原始憑證，也就是證據(jù)，無論是合同的訂立、合同的變更、合同的履行等等均要有有效、有形的證據(jù)體現(xiàn)形式，要科學(xué)的對(duì)于與客戶之間的這個(gè)原始材料進(jìn)行保存和管理，確保證據(jù)的真實(shí)性、合法性。
同時(shí)，要注意對(duì)于合同管理檔案制度的建立，無論為分門別類、按客戶歸檔還是按時(shí)間、按區(qū)域都要做到有條有理，便于檢索，一個(gè)合同一個(gè)檔案，為監(jiān)控合同的履行以及合同爭議的解決提供便利的檢索條件。
總之，合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項(xiàng)重要工作，它不但是來個(gè)過程，而且是一個(gè)首尾相連、循環(huán)往復(fù)、不斷提高的過程，直接關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的前途。對(duì)于合同的管理絕不能等閑視之，大意麻痹。企業(yè)要樹立正確的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，建立完善的合同管理部門和管理體制，企業(yè)的各部門要共同參與，齊心協(xié)力，做好合同管理的把關(guān)工作，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范能力，切實(shí)保證企業(yè)的合法權(quán)益，使得企業(yè)在不斷發(fā)展中立于不敗之地。
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