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如何管理自己的時(shí)間

2015-03-19 作者：黎俠蓉律師

導(dǎo)讀：關(guān)于管理者任務(wù)的討論，一般都從如何做計(jì)劃說(shuō)起。這樣看來(lái)很合乎邏輯。可惜的是管理者的工作計(jì)劃，很少真正發(fā)生作用。計(jì)劃通常只是紙上談兵，或只是良好的意愿而已，很少能夠真正實(shí)現(xiàn)。根據(jù)我的觀察，有效的管理者并不是一開(kāi)始就著...

關(guān)于管理者任務(wù)的討論，一般都從如何做計(jì)劃說(shuō)起。這樣看來(lái)很合乎邏輯?？上У氖枪芾碚叩墓ぷ饔?jì)劃，很少真正發(fā)生作用。計(jì)劃通常只是紙上談兵，或只是良好的意愿而已，很少能夠真正實(shí)現(xiàn)。

根據(jù)我的觀察，有效的管理者并不是一開(kāi)始就著手工作，他們往往會(huì)從時(shí)間安排上著手。他們并不以計(jì)劃為起點(diǎn)，認(rèn)識(shí)清楚自己的時(shí)間用在什么地方才是起點(diǎn)。然后他們管理自己的時(shí)間，減少非生產(chǎn)性工作所占用的時(shí)間。最后，再將“可自由運(yùn)用的時(shí)間”，由零星而集中成大塊連續(xù)性的時(shí)段。這三個(gè)步驟，是管理者有效性的基礎(chǔ)：

記錄時(shí)間；

管理時(shí)間；

統(tǒng)一安排時(shí)間。

有效的管理者知道，時(shí)間是一項(xiàng)限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量，都會(huì)受到最稀有資源的制約。而在我們稱(chēng)之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源，就是時(shí)間。

時(shí)間也是最特殊的一項(xiàng)資源。在其他各項(xiàng)主要資源中，資金一項(xiàng)實(shí)際上是相當(dāng)充裕的。我們很久以前就已經(jīng)了解到，制約經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的，并不是資金的供給不足，而是對(duì)資金的需求不大。此外另一個(gè)限制因素是人力，但總還是可以雇到人才，盡管要雇用到足夠的優(yōu)秀人才并不容易。只有時(shí)間，是我們租不到、借不到，也買(mǎi)不到，更不能以其他手段來(lái)獲得的。

時(shí)間的供給，絲毫沒(méi)有彈性。不管時(shí)間的需求有多大，供給絕不可能增加。時(shí)間的供需沒(méi)有價(jià)格可資調(diào)節(jié)，也無(wú)法繪制邊際效用曲線。而且，時(shí)間稍縱即逝，根本無(wú)法貯存。昨天的時(shí)間過(guò)去了，永遠(yuǎn)不再回來(lái)。所以，時(shí)間永遠(yuǎn)是最短缺的。時(shí)間也完全沒(méi)有替代品。在一定范圍內(nèi)，某一資源缺少，可以另覓一種資源替代。例如鋁少了，可以改用銅；勞動(dòng)力可以用資金來(lái)替代。我們可以增加知識(shí)，也可以增加人力，但沒(méi)有任何東西可以替代已失去的時(shí)間。

做任何事情都少不了時(shí)間，時(shí)間是必須具備的一個(gè)條件。任何工作都是在時(shí)間中進(jìn)行的，都要耗用時(shí)間。但是對(duì)這項(xiàng)最特殊的、無(wú)可替代的和不可或缺的資源，絕大多數(shù)人卻都以為可以取用不竭。有效的管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時(shí)間。但是人卻往往最不善于管理自己的時(shí)間。

人類(lèi)像其他生物一樣，生理上有自己的“生物鐘”——任何人如果有乘飛機(jī)越洋飛行的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)該都能了解。但是心理學(xué)實(shí)驗(yàn)卻證明，人的時(shí)間感覺(jué)是最不可靠的。把人關(guān)在黑房間里，很快他就會(huì)喪失對(duì)時(shí)間的感覺(jué)。即使在黑暗中，絕大多數(shù)人也能保持空間的感覺(jué)。但是禁閉室內(nèi)的人，即使有燈光，也不能估計(jì)時(shí)間的長(zhǎng)短。他們有時(shí)對(duì)時(shí)間估計(jì)過(guò)長(zhǎng)，有時(shí)又估計(jì)過(guò)短。

所以，如果完全靠記憶，我們恐怕說(shuō)不清楚自己的時(shí)間是怎樣打發(fā)的。

有些管理者常自詡其記憶力很強(qiáng)，我有時(shí)請(qǐng)他們把自己使用時(shí)間的過(guò)程憑記憶做一下估計(jì)，并且寫(xiě)下來(lái)。然后，我把他們這份東西暫時(shí)保存起來(lái)。與此同時(shí)，我又請(qǐng)他們隨時(shí)記錄他們實(shí)際耗用的時(shí)間。幾個(gè)星期或幾個(gè)月之后，再把他們?cè)瓉?lái)的估計(jì)拿出來(lái)，跟他們實(shí)際的記錄相對(duì)照，卻發(fā)現(xiàn)兩者之間相去甚遠(yuǎn)。

某公司的董事長(zhǎng)，十分肯定地對(duì)我說(shuō)他的時(shí)間大致分成三個(gè)部分：1/3用于與公司高級(jí)管理人員研討業(yè)務(wù)；1/3用于接待重要客戶(hù)；其余1/3則用于參加各種社會(huì)活動(dòng)。但是，等實(shí)際記錄了六個(gè)星期之后，跟他原來(lái)的估計(jì)比較，結(jié)果發(fā)現(xiàn)在上述三個(gè)方面，他幾乎沒(méi)花什么時(shí)間。原來(lái)，他所說(shuō)的三類(lèi)工作，只不過(guò)是他認(rèn)為“應(yīng)該”花時(shí)間的工作而已。因此他的記憶告訴他已將時(shí)間用在這三方面了。六個(gè)星期的實(shí)際記錄，顯示他的時(shí)間大部分都花在調(diào)度工作上了，例如處理他自己認(rèn)識(shí)的顧客的訂單，打電話給工廠催貨。顧客的訂單，本來(lái)可以順利處理的，由于他的干預(yù)，反而弄得不能準(zhǔn)時(shí)交貨。

這份時(shí)間記錄是由他的秘書(shū)記下來(lái)的，當(dāng)秘書(shū)把記錄送給他看時(shí)，他簡(jiǎn)直一點(diǎn)兒都不能相信。后來(lái)他的秘書(shū)又確實(shí)地做了幾次記錄，他才相信自己的估計(jì)靠不住，開(kāi)始相信那份記錄的真實(shí)性。

所以，有效的管理者知道，如果要管理好自己的時(shí)間，首先應(yīng)該了解自己的時(shí)間實(shí)際上是怎么耗用的。