俗語(yǔ)說(shuō)：“沒有規(guī)矩，不成方圓。”企業(yè)也必須有自己的規(guī)章制度。沒有規(guī)章制度，企業(yè)將如同一盤散沙，企業(yè)的發(fā)展?fàn)钜矊o(wú)從談起。但是有很多企業(yè)在制定企業(yè)規(guī)章制度的過(guò)程中存在一些不合法、不規(guī)范的行為，導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。
（一）規(guī)章制度不合法、不完善的法律風(fēng)險(xiǎn)
1、不合法的規(guī)章制度，在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)
根據(jù)最高人民法院《關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第十九條明確規(guī)定，用人單位的規(guī)章制度，只有通過(guò)民主程序制定，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，且不與勞動(dòng)合同、集體勞動(dòng)合同相沖突，才可以在勞動(dòng)仲裁和司法審判中作為審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。否則，用人單位的規(guī)章制度將會(huì)不予適用。
2、企業(yè)可能承擔(dān)行政責(zé)任與賠償責(zé)任
《勞動(dòng)合同法》第八十條規(guī)定，規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令改正，給予警告；給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
3、勞動(dòng)者可以解除勞動(dòng)合同
根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第三十八條規(guī)定，用人單位的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的規(guī)定，損害勞動(dòng)者權(quán)益的，勞動(dòng)者可以解除勞動(dòng)合同，用人單位需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。
4、企業(yè)失去了抵御勞動(dòng)爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)的能力
企業(yè)制定規(guī)章制度的主要目的是為了維護(hù)企業(yè)的日常管理及正常秩序。由于勞動(dòng)爭(zhēng)議的復(fù)雜多樣，僅靠勞動(dòng)合同的約定是不夠的，企業(yè)更需借助規(guī)章制度才能處理解決。因此，作為解決勞動(dòng)爭(zhēng)議的重要依據(jù)的企業(yè)規(guī)章制度，在處理勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)具有不可替代的作用。如果制定的規(guī)章制度無(wú)效，企業(yè)在處理勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)將陷于被動(dòng)局面，遭受不必要的損失，也失去了企業(yè)抵御勞動(dòng)爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)的能力。
（二）如何制定合法有效的規(guī)章制度
既然規(guī)章制度意義重大，存在較大的法律風(fēng)險(xiǎn)，那么如何制定一套合法有效的規(guī)章制度呢？
總體來(lái)說(shuō)，規(guī)章制度具有法律效力，應(yīng)當(dāng)具有下列四個(gè)條件：
1、規(guī)章制度的制定主體須具合法性
《勞動(dòng)法》第4條明確規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利和履行勞動(dòng)的義務(wù)”?！秳趧?dòng)合同法》第四條規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定?！敝贫ㄆ髽I(yè)規(guī)章制度的主體必須合法，有權(quán)代表用人單位制定規(guī)章制度的，應(yīng)當(dāng)是用人單位行政系統(tǒng)中處于最高層次，對(duì)用人單位各個(gè)部門和全體職工有權(quán)實(shí)行全面和統(tǒng)一的管理部門。
2、規(guī)章制度的內(nèi)容須具合法性
內(nèi)容合法就是指用人單位的規(guī)章制度其內(nèi)容符合《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》及相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，不能與法律、法規(guī)、規(guī)章相抵觸，相抵觸的部分是無(wú)效的。《勞動(dòng)合同法》第4條規(guī)定企業(yè)的規(guī)章制度要依法制定，《勞動(dòng)部關(guān)于<勞動(dòng)法>若干條文的說(shuō)明》指出《勞動(dòng)法》第4條規(guī)定的"依法"是指依據(jù)所有的法律、法規(guī)、規(guī)章，包括憲法、法律、行政法規(guī)、地方法規(guī)、行政規(guī)章。依法制定規(guī)章制度，是保證其內(nèi)容合法的基礎(chǔ)。法律有明文規(guī)定的，用人單位可以依據(jù)法律的規(guī)定，制定出符合本企業(yè)實(shí)際情況的細(xì)化、具體的規(guī)章制度，對(duì)于沒有相關(guān)法律規(guī)定以及法律沒有禁止性規(guī)定的，用人單位可以依據(jù)勞動(dòng)法律立法的基本精神以及公平合理原則出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度。
3、規(guī)章制度的制定程序須具合法性
最高人民法院《關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件若干司法解釋》第十九條亦規(guī)定，用人單位依法制定的規(guī)章制度，經(jīng)過(guò)民主程序，不違反國(guó)家的法律、法規(guī)及相關(guān)政策的，并且向勞動(dòng)者公示的，可作為人民法院審理案件的依據(jù)。
（1）民主程序。所謂民主程序，第一步是討論程序，與全體職工或職工代表討論，全體職工或職工代表可提出意見和方案；第二步是協(xié)商確定程序，用人單位與職工或公會(huì)協(xié)商確定。最終的決定權(quán)還是在用人單位手中。規(guī)章制度的制定缺少民主程序的，一般會(huì)認(rèn)定無(wú)效，不能作為用人單位管理、處分勞動(dòng)者的依據(jù)。
（2）公示程序。如何公示、公示的方式及形式，法律上均無(wú)明文規(guī)定。實(shí)踐中可以通過(guò)組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考試、制作員工手冊(cè)的方式告知?jiǎng)趧?dòng)者。無(wú)論采取何種方式，對(duì)用人單位最安全的方法是讓員工簽字確認(rèn)已全部知悉該規(guī)章制度并同意遵守。
（三）企業(yè)制定規(guī)章制度時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施
1、保障程序合法化
（1）嚴(yán)格執(zhí)行民主程序。法律規(guī)定用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。
企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度制定修改應(yīng)履行的民主程序，這個(gè)程序分為兩個(gè)步驟：第一步是經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見；第二步是與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)建立了工會(huì)的，與企業(yè)工會(huì)協(xié)商確定；沒有建立工會(huì)的，與職工代表協(xié)商確定。
（2）履行公示或告知程序。履行公示或告知程序方面，可用公司網(wǎng)站公布、電子郵件通知、公告欄張貼法、員工手冊(cè)發(fā)放簽收記錄、規(guī)章制度培訓(xùn)簽到記錄、規(guī)章制度考試試卷、用工錄用表確認(rèn)等等
2、保證實(shí)體合法化
由于目前用人單位處于強(qiáng)勢(shì)地位，為了避免用人單位在制定規(guī)章制定上走過(guò)場(chǎng)，雖然程序上達(dá)到要求，但實(shí)質(zhì)上侵害勞動(dòng)者權(quán)益的情況出現(xiàn)，法律規(guī)定了規(guī)章制度違法的法律責(zé)任。即：違法違規(guī)的規(guī)章制度無(wú)效，勞動(dòng)者不僅可以隨時(shí)通知用人單位解除勞動(dòng)合同，給勞動(dòng)者造成損害的，用人單位還要承擔(dān)賠償責(zé)任。如有的企業(yè)規(guī)章制度規(guī)定“勞動(dòng)者自愿不繳納社會(huì)保險(xiǎn)”、“加班是對(duì)公司的一種奉獻(xiàn)”、“雙職工，一方解除勞動(dòng)合同，另一方必須同時(shí)終止”、“禁止公司員工戀愛結(jié)婚，否則一方必須立刻離開公司”等等，這類規(guī)章制度由于和法律相抵觸而無(wú)效。所以，企業(yè)要保證規(guī)章制度在實(shí)體上不違法。
3、注重證據(jù)意識(shí)
用人單位在制定和依據(jù)規(guī)章制度行使工作管理權(quán)時(shí)必須具備證據(jù)意識(shí)，以防發(fā)生糾紛時(shí)企業(yè)舉證不能的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。在規(guī)章制度制定方面，需要保留已經(jīng)履行好法定程序的證據(jù)，如會(huì)議記錄、討論、協(xié)商的經(jīng)過(guò)等等書面證據(jù)。如經(jīng)過(guò)與工會(huì)協(xié)商的，協(xié)商的會(huì)議紀(jì)要經(jīng)工會(huì)蓋章，工會(huì)主席簽字確認(rèn)。在履行告知程序方面，需要保留已告知的證據(jù)，如公司網(wǎng)站公布、電子郵件通知、公告欄張貼法、員工手冊(cè)發(fā)放簽收記錄、規(guī)章制度培訓(xùn)簽到記錄、規(guī)章制度考試試卷、用工錄用表確認(rèn)等等。在依據(jù)規(guī)章制度處理或者解除勞動(dòng)合同方面，需要保留違規(guī)調(diào)查方面的證據(jù)。
企業(yè)應(yīng)結(jié)合行業(yè)特征和本企業(yè)的具體情況，加強(qiáng)和完善單位的制度建設(shè)，使得規(guī)章制度行之有效，真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為企業(yè)健康有序發(fā)展提供強(qiáng)有力保障。
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