書面形式是指以文字等可以有形式在再現(xiàn)內(nèi)容的方式達(dá)成的協(xié)議。這種形式明確肯定，有據(jù)可查，對于防止?fàn)幾h和解決糾紛，有積極意義。書面形式一般是指當(dāng)事人雙方以合同書、書信、電報、電傳、傳真等形式達(dá)成協(xié)議。

一、合同書、信件、電報、電傳和傳真

合同的書面形式有多種，最通常的是當(dāng)事人雙方對合同有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商訂立的并由雙方簽字（或者同時蓋章）的合同文本，也稱作合同書或者書面合同。通常合同書中明確地記載合同的雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)、解決爭議的方法等具體內(nèi)容。因此，發(fā)生爭議可以按照合同的規(guī)定進(jìn)行處理，比較容易解決糾紛，擺脫了“口說無憑”的狀況。所以，最好采用簽訂合同書的形式。合同書有多種多樣，有行業(yè)協(xié)會等制定的示范性合同文本，國際上也有通行的某種行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)文本，也有營業(yè)者提供的由營業(yè)者制訂的格式合同文本，大量的還有雙方當(dāng)事人自己簽訂的合同文本。一般來說，作為合同書應(yīng)當(dāng)符合如下條件：1．必須以某種文字、符號書寫。2．必須有雙方當(dāng)事人（或者代理人）的簽字（或者同時蓋章）。3．必須規(guī)定當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)。

合同也可以信件訂立，也就是平時我們所說的書信。書信有平信、郵政快件、掛號信以及特快專遞等多種形式。

電報、電傳、傳真也屬于書面形式，大量的合同通過這三種形式訂立。

二、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件

通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訂立合同，近年來在國外發(fā)展迅速，我國也已出現(xiàn)網(wǎng)上交易形式并且發(fā)展很快。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訂立合同，主要形式有電子數(shù)據(jù)交換（英文為ElectronicDataInter－change，簡稱EDI）和電子郵件（英文簡稱為e－mail）。

電子郵件（e－mail），又稱電子信箱，電子郵件與我們平時寄信差不多，一般我們將信件投人郵箱，郵政系統(tǒng)進(jìn)行分揀、運(yùn)輸、投遞，將信件交給收信人。所不同的是，電子郵件的傳遞是通過電子計算機(jī)系統(tǒng)來完成的。它要求發(fā)信人與收信人都有計算機(jī)終端，與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連接并登記注冊，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為每一個注冊用戶分配一個信箱，也就是在計算機(jī)的存儲空間內(nèi)劃分出區(qū)域并確定相應(yīng)的用戶名及口令，用戶可以隨時隨地通過計算機(jī)使用口令開啟信箱，進(jìn)行寫作和收發(fā)信件。電子信箱系統(tǒng)中傳遞的信件與傳統(tǒng)的信件不同，它是電子信件，其內(nèi)容可以是文本文件，數(shù)據(jù)文件以及傳真、語音和圖像文件等。電子信箱是一種新型的快速、經(jīng)濟(jì)的信息交換方式，是實現(xiàn)辦公自動化的重要手段，不僅可用于個人間、辦公室間的通訊，而且還可用于各種貿(mào)易活動。