一、預(yù)付賬款的概念

預(yù)付賬款是指企業(yè)按照購(gòu)貨合同或勞務(wù)合同的規(guī)定，預(yù)先支付給供貨方或提供勞務(wù)方的款項(xiàng)。在日常核算中，有的企業(yè)由于主觀、客觀方面的原因錯(cuò)用該科目或利用該科目隱瞞利潤(rùn)、推遲納稅等，影響了企業(yè)財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。

二、預(yù)付賬款的法律規(guī)制

以上列舉了預(yù)付賬款在企業(yè)實(shí)際核算中可能發(fā)生錯(cuò)誤的幾種形式，為了使企業(yè)提供的財(cái)務(wù)信息更加真實(shí)、可靠，規(guī)范預(yù)付賬款的使用，必須對(duì)企業(yè)的預(yù)付賬款加強(qiáng)管理。具體措施如下：

（1）是建立健全預(yù)付賬款的相關(guān)制度。一是建立健全預(yù)付賬款管理責(zé)任制度。財(cái)務(wù)部門(mén)工程管理人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的設(shè)備管理工作，材料核算人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的材料借款管理工作，供應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的清查催收工作。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)預(yù)付賬款的管理，加速資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效益。二是建立預(yù)付賬款的控制制度。發(fā)生預(yù)付款項(xiàng)時(shí)必須簽訂合同，合同經(jīng)各有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，上交一份財(cái)務(wù)部備查。同時(shí)為了節(jié)約貨幣資金的支出，供應(yīng)部門(mén)應(yīng)按照經(jīng)部門(mén)主任、總會(huì)計(jì)師審批后的購(gòu)貨合同的規(guī)定，辦理預(yù)付賬款支付手續(xù)，嚴(yán)格控制各種預(yù)付款項(xiàng)的額度。未簽訂購(gòu)貨合同的業(yè)務(wù)不得發(fā)生預(yù)付賬款，外委工程不準(zhǔn)發(fā)生預(yù)付賬款。三是建立預(yù)付賬款臺(tái)賬管理制度。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)與客戶(hù)協(xié)商，要求客戶(hù)建立預(yù)付賬款臺(tái)賬，詳細(xì)反映各客戶(hù)預(yù)付賬款的增減變動(dòng)、余額、發(fā)生時(shí)間、對(duì)方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、目前對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀況、預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等信息。對(duì)各種預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)按照購(gòu)貨協(xié)議或合同的規(guī)定，按單位或個(gè)人名稱(chēng)、債務(wù)單位、個(gè)人或供應(yīng)單位名稱(chēng)設(shè)置有關(guān)的明細(xì)賬并詳細(xì)記載。同時(shí)將購(gòu)貨合同、簽證單和臺(tái)賬一同保管，形成完整的檔案。四是建立健全預(yù)付賬款清理責(zé)任制度。按照供貨合同或提供勞務(wù)合同的協(xié)議，指定專(zhuān)人做好結(jié)算和催收工作，制定工作計(jì)劃，按期定額回收，防止可能的意外和損失發(fā)生。供應(yīng)部門(mén)經(jīng)辦人要按購(gòu)貨合同規(guī)定的時(shí)間組織交貨，驗(yàn)收入庫(kù)，并在7日內(nèi)報(bào)銷(xiāo)。如超過(guò)報(bào)銷(xiāo)期限，每天按預(yù)付金額的千分之三收取經(jīng)辦人資金占用費(fèi)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)所發(fā)生的預(yù)付賬款如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款的性質(zhì)，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無(wú)望再收回所購(gòu)貨物的，應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。五是建立財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)制度。財(cái)務(wù)人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會(huì)計(jì)理論知識(shí)和預(yù)付賬款的運(yùn)用，不做錯(cuò)賬。

（2）是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)“預(yù)付賬款”進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測(cè)試。重點(diǎn)審查預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性，獲取或編制預(yù)付賬款明細(xì)表，復(fù)核加計(jì)正確，并與報(bào)表數(shù)、總賬數(shù)和明細(xì)賬合計(jì)數(shù)核對(duì)，同時(shí)請(qǐng)單位協(xié)助，在預(yù)付賬款明細(xì)表上標(biāo)出截止檢查日已收到貨物并沖銷(xiāo)預(yù)付賬款的項(xiàng)目，抽查復(fù)核其真實(shí)性和正確性。