一、什么是書面合同

買賣雙方經(jīng)過磋商，一方的發(fā)盤被另一方有效接受，交易即告達成，合同即告成立。但在實際業(yè)務(wù)中，買賣雙方達成協(xié)議后，通常還要制作書面合同將各自權(quán)利與義務(wù)用書面方式加以明確，這就是合同的簽訂。

書面合同是指以文字為表現(xiàn)形式的合同形式。多以合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等有形地表現(xiàn)。

二、為什么訂立合同要采用書面形式

（一）書面合同是合同成立的證據(jù)

根據(jù)法律的要求，凡是合同必須能得到證明，提供證據(jù)，包括人證和物證。在用信件、電報或電傳磋商時，往來函電就是證明。口頭合同成立后，如不用一定的書面形式加以確定，那么它將由于不能被證明而不能得到法律的保障，甚至在法律上成為無效。

（二）書面合同是合同生效的條件

一般情況下，合同的成立是以接受的生效為條件的。但在有些情況下，簽訂書面合同卻成為合同生效的條件。我國《合同法》第10條規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定采用書面形式的，應(yīng)當采用書面形式。當事人約定采用書面形式的，應(yīng)當采用書面形式。”

（三）書面合同是合同履行的依據(jù)

國際貨物買賣合同的履行涉及很多部門，如以分散的函電為依據(jù)，將給履行合同造成很多不便。所以買賣雙方不論通過口頭，還是信件、電報磋商在達成交易后將談定的完整的交易條件，全面清楚地列明在一個書面文件上，對進一步明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及為合同的履行提供更好的依據(jù)，具有重要意義。