一、合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)容

1、合同管理規(guī)章。

要想將合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制打造成為一種長(zhǎng)效機(jī)制，就必須把合同風(fēng)險(xiǎn)防范納入企業(yè)各項(xiàng)管理制度、工作流程之中，要通過(guò)規(guī)章制度來(lái)規(guī)范各部門(mén)、各崗位在合同風(fēng)險(xiǎn)防范中的職責(zé)，建立和完善合同風(fēng)險(xiǎn)管理制度體系，如《合同管理辦法》、《合同專(zhuān)用章管理規(guī)定》、《授權(quán)委托書(shū)證管理規(guī)定》、《合同審查、會(huì)簽、審批管理規(guī)定》、《合同糾紛調(diào)處管理規(guī)定》等，使企業(yè)合同管理的各項(xiàng)活動(dòng)全部納入法制化、規(guī)范化運(yùn)作的軌道。2、合同管理指南。將國(guó)家法律、法規(guī)、部門(mén)規(guī)章和企業(yè)政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章、制度等細(xì)化為合同管理部門(mén)、管理員、業(yè)務(wù)員的行為指南，對(duì)其職權(quán)職責(zé)、管理流程等明晰分解，各司其責(zé)、各盡其責(zé)。

3、上崗培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

合同管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求業(yè)務(wù)人員、管理人員除具備業(yè)務(wù)知識(shí)外，必須熟練掌握合同法及相關(guān)法律知識(shí)。因此上崗資格考試中必須設(shè)置合同法等課程，同時(shí)對(duì)在崗人員要有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地持續(xù)培訓(xùn)，打造一支過(guò)得硬的合同管理隊(duì)伍。

4、授權(quán)委托書(shū)證管理。

企業(yè)對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或授權(quán)代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以企業(yè)名義對(duì)外簽約，包括除法定代表人之外的其它領(lǐng)導(dǎo)層人員。而法定代表人直接簽約不多，主要是委托代理人辦理，這就有必要建立一整套合同授權(quán)委托制度。根據(jù)實(shí)際情況，供銷(xiāo)業(yè)務(wù)人員宜發(fā)放授權(quán)委托證，可在一定時(shí)間內(nèi)多次使用，其它人員發(fā)放授權(quán)委托書(shū)，一事一用。授權(quán)委托書(shū)證的授權(quán)范圍、代理權(quán)限、有效期限、辦理?xiàng)l件、程序等都必須明確，并且要特別對(duì)授權(quán)委托證的年審、使用、在合同注明編號(hào)、遺失補(bǔ)辦和交還程序，對(duì)方授權(quán)委托書(shū)證的出具存底等做出規(guī)定，并嚴(yán)格管理。

5、合同專(zhuān)用章管理。

合同專(zhuān)用章使用管理主要包括：簽訂合同必須使用合同專(zhuān)用章;合同專(zhuān)用章由專(zhuān)人使用、保管;合同專(zhuān)用章應(yīng)由合同歸口管理部門(mén)刻制、編號(hào)、發(fā)放、備案;合同專(zhuān)用章刻制的申請(qǐng)、審批手續(xù);遺失補(bǔ)刻和交還程序;對(duì)濫用合同專(zhuān)用章或合同專(zhuān)用章管理不善的責(zé)任者的處理等。

6、合同文本管理。

企業(yè)常用的合同文本，必須事先起草印制好，并依法適時(shí)修改，如產(chǎn)品或服務(wù)銷(xiāo)售常用的買(mǎi)賣(mài)合同、物資采購(gòu)常用的買(mǎi)賣(mài)合同、外包業(yè)務(wù)常用的承攬合同等，其它合同文本也有必要準(zhǔn)備好規(guī)范文本。一事一用的重要合同，要爭(zhēng)取起草權(quán)，以便更充分地考慮和保護(hù)自己一方的權(quán)益。使用對(duì)方出具或起草的合同文本時(shí)，必須交公司法律顧問(wèn)認(rèn)真審查。

7、合同評(píng)審。

合同草案須經(jīng)評(píng)審，企業(yè)應(yīng)成立合同評(píng)審委員會(huì)，由供銷(xiāo)、技術(shù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、法律、審計(jì)、質(zhì)量等部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員組成，就合同草案的商務(wù)要件、技術(shù)要件、文字表述等進(jìn)行可行性、合法性、真實(shí)性、嚴(yán)密性評(píng)判和審查，決定是否修改。合同評(píng)審應(yīng)置于簽約之前，而且是必經(jīng)程序。8、招投標(biāo)管理。為降低成本，體現(xiàn)公開(kāi)、公正、公平原則，抑制腐敗等，目前大型工程、中型項(xiàng)目甚至小額采購(gòu)，往往采取招標(biāo)方式進(jìn)行，企業(yè)也需通過(guò)投標(biāo)來(lái)訂貨、通過(guò)招標(biāo)來(lái)采購(gòu)。有鑒于此，企業(yè)必須完善招標(biāo)、投標(biāo)管理，成立相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)小組，制定管理規(guī)章，對(duì)標(biāo)書(shū)的制作、購(gòu)買(mǎi)、標(biāo)底的保密、評(píng)標(biāo)、答辯、開(kāi)標(biāo)、中標(biāo)等依法做出具體規(guī)定，同時(shí)將合同管理延伸到簽約之前。

9、合同履行管理。

主要是管理合同按時(shí)按質(zhì)按量履行，并履行附隨義務(wù)(通知、協(xié)助、保密);遇合同內(nèi)容不明確從而影響到履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)協(xié)商補(bǔ)充;審查合同主體、內(nèi)容的變更;依法行使不安抗辯權(quán)、代位權(quán)、撤銷(xiāo)權(quán)等權(quán)利;辦理債務(wù)轉(zhuǎn)移、委托收款等事宜。

10、合同糾紛處理。

企業(yè)強(qiáng)化合同管理可避免許多合同糾紛，但并不能完全排除合同糾紛的產(chǎn)生。建立企業(yè)合同糾紛調(diào)處制度，需要明確糾紛處理的原則、糾紛具體負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和基本程序等。首先由經(jīng)辦部門(mén)與對(duì)方協(xié)商解決，企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)積極配合，給予幫助和指導(dǎo);協(xié)商不成需申請(qǐng)仲裁或提起訴訟的，一律移交企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，由其決定自行辦理還是外聘律師辦理，經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)提供證據(jù)材料。企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)注意訴訟時(shí)效和對(duì)外委托案件的考核。

11、客戶(hù)信用管理。

企業(yè)要做大做強(qiáng)，肯定要依托忠誠(chéng)的客戶(hù)群和可靠的供應(yīng)商?？蛻?hù)和供應(yīng)商的價(jià)值高低，最重要的判別標(biāo)準(zhǔn)之一就是其信用程度如何，而信用程度的高低，直接關(guān)系到合同法律風(fēng)險(xiǎn)的大小和有無(wú)。因此企業(yè)有必要建立客戶(hù)信用管理和評(píng)價(jià)制度，分類(lèi)、分級(jí)擬定交易條件，控制賒購(gòu)幅度和應(yīng)收賬款、質(zhì)量保證金余額等，規(guī)避不必要的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。

12、合同檔案管理。

必須制定嚴(yán)格的歸檔制度，妥善保管合同檔案。合同依法簽訂后，承辦人員要將合同正本上交本單位合同管理人員保管，自留副本備用，必要時(shí)抄送、抄報(bào)有關(guān)部門(mén);合同管理人員對(duì)生效合同要編號(hào)登記，逐個(gè)建立檔案，與合同有關(guān)的文書(shū)也要附在合同卷內(nèi)歸檔，包括合同附件，往來(lái)信件、電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件以及送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收等有關(guān)憑證，貨物銷(xiāo)售發(fā)票，貨款托收、承付憑證，有關(guān)財(cái)務(wù)單據(jù)，產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報(bào)告等;履行完畢的合同，按會(huì)計(jì)檔案保管期限保管。

二、合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)注意的問(wèn)題

1、避免合同修改帶來(lái)新的法律風(fēng)險(xiǎn)。

合同簽訂時(shí)，評(píng)審其商務(wù)和技術(shù)要件、文本條款等，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)或法律風(fēng)險(xiǎn)可控，但在合同履行過(guò)程中，雙方協(xié)商變更合同主體和修改合同內(nèi)容，卻可能產(chǎn)生新的法律風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)必須有效控制和規(guī)范合同修改程序，將合同修改與合同簽訂同樣對(duì)待，避免合同修改帶來(lái)新的法律風(fēng)險(xiǎn)。

2、強(qiáng)化合同附件的法律風(fēng)險(xiǎn)管理。

為細(xì)化或進(jìn)一步明確合同條款，不少合同在簽訂之時(shí)或之后再簽附件。而合同附件作為合同的有效組成部分，往往與合同主文具有同等法律效力，企業(yè)合同管理部門(mén)普遍存在主文認(rèn)真、附件隨意的現(xiàn)象，造成了法律風(fēng)險(xiǎn)隱患，因此要強(qiáng)化其管理。

3、量化考核法律事務(wù)部門(mén)的合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

在定崗定員定職責(zé)的基礎(chǔ)上，必須強(qiáng)化考核法律事務(wù)部門(mén)的合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理，合理設(shè)置量化考核指標(biāo)，確保和督促法律事務(wù)部門(mén)認(rèn)真、扎實(shí)地進(jìn)入合同管理環(huán)節(jié)。如設(shè)置“合同管理體系合法率”這一考核指標(biāo)，旨在考核合同的簽訂、履行、糾紛處理的合法性，考核方法是統(tǒng)計(jì)期間經(jīng)審查的合同在簽訂、履行、糾紛處理中出現(xiàn)不合法內(nèi)容的次數(shù);又如“合同漏審率”，旨在考核合同審查狀況，計(jì)算公式為(期間漏審合同數(shù)量/期間提交審查的合同總數(shù)量)*100%;再如“合同審批效率”，旨在考核合同審查狀況，考核方法是單項(xiàng)合同的法律環(huán)節(jié)審核時(shí)間不超過(guò)X個(gè)工作日等。

4、建立合同法律風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。

企業(yè)所面臨的合同法律風(fēng)險(xiǎn)不可能一成不變。隨著企業(yè)外部法律環(huán)境、企業(yè)戰(zhàn)略策略、業(yè)務(wù)范圍的不斷變化，企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的種類(lèi)、性質(zhì)、影響范圍和表現(xiàn)形式也在不斷變化;隨著時(shí)間的推移，合同法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性也會(huì)出現(xiàn)波動(dòng)。合同法律風(fēng)險(xiǎn)的變化決定了其風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制也應(yīng)該是動(dòng)態(tài)高速的。要根據(jù)企業(yè)以往實(shí)踐中已經(jīng)發(fā)生的合同法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行歸納整理，確定風(fēng)險(xiǎn)偏好、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并適時(shí)預(yù)測(cè)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，不斷進(jìn)行高速完善，使企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防范和管理切合企業(yè)自身實(shí)際，符合企業(yè)不同時(shí)期的發(fā)展需要。

5、培養(yǎng)企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)合同管理的工作技巧。

再好的制度設(shè)計(jì)、流程設(shè)置，如果公司律師或法律顧問(wèn)僅僅精研法律，而沒(méi)有熟練掌握合同管理的工作技巧，也難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。要做到與業(yè)務(wù)部門(mén)和人員關(guān)系融洽并被認(rèn)可，從而發(fā)揮潛移默化的作用，必須營(yíng)造與公司其它管理人員的相同語(yǔ)境和溝通平臺(tái)，深入了解業(yè)務(wù)，培養(yǎng)商務(wù)頭腦和全局觀，從業(yè)務(wù)人員的角度看問(wèn)題，切忌長(zhǎng)篇大論來(lái)解釋為什么不能做之類(lèi)的法律問(wèn)題，而是及時(shí)回應(yīng)，清晰簡(jiǎn)明地交換意見(jiàn)，積極尋求合法可行的解決方案，在合法合規(guī)性與商業(yè)目標(biāo)之間尋求平衡，切忌單純規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)而坐失商業(yè)機(jī)遇。

6、建立專(zhuān)門(mén)的合同法律風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)警制度。

企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)通過(guò)專(zhuān)業(yè)眼光發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問(wèn)題，可能導(dǎo)致潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)《公司管理法律建議書(shū)》提出完善管理、化解風(fēng)險(xiǎn)的措施;在參與具體合同的審查時(shí)，應(yīng)盡到審慎審查之義務(wù)，充分預(yù)見(jiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)起草《法律意見(jiàn)書(shū)》予以提示;遇國(guó)家法律法規(guī)調(diào)整、新法實(shí)施、新政出臺(tái)等，可能給企業(yè)帶來(lái)新的合同法律風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)提交《公司運(yùn)營(yíng)法律風(fēng)險(xiǎn)提示書(shū)》，做到有備無(wú)患。如此一整套專(zhuān)門(mén)的法律風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)警制度，可將預(yù)見(jiàn)到的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)提示出來(lái)，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁等方式來(lái)化解。